Secteur
Notaires et cabinets : confidentialité et traçabilité
Dans un cabinet, l'information du client et le respect des délais constituent le service. Nous travaillons sur la conservation documentaire, la traçabilité de chaque action et un accueil qui ne laisse aucune demande sans trace.
- Conservation documentaire chiffrée avec accès par profil
- Chaque appel et chaque demande consignés au dossier
- Contrôle des accès physiques et logiques aux zones sensibles
Ce que nous résolvons
Difficultés courantes du secteur
Des documents sur des postes personnels
Les dossiers vivent sur des ordinateurs individuels et des partages réseau sans contrôle d'accès ni sauvegarde vérifiée.
Des demandes sans trace
Le client appelle, s'enquiert de son dossier, et la conversation n'est consignée nulle part.
Aucun contrôle d'accès par profil
Tout le personnel peut tout consulter, sans différenciation par rôle ni journal des consultations.
Des délais suivis à la main
Le suivi des échéances dépend d'agendas personnels et de la mémoire de celui qui suit l'affaire.
Ce qui est inclus
Comment nous l'abordons
Une conservation documentaire maîtrisée
Stockage chiffré avec habilitations par profil, versionnement, journal d'accès et sauvegardes dont la restauration est testée.
Un accueil qui laisse une trace
Chaque appel et chaque conversation sont rattachés au dossier, avec un enregistrement accessible aux seuls profils autorisés.
Le suivi des délais dans un système
Gestion des dossiers avec échéances, alertes automatiques et traçabilité de chaque acte accompli.
Sécurité physique et logique
Contrôle d'accès aux zones de conservation, vidéosurveillance et segmentation réseau pour les postes sensibles.
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Comment la confidentialité des dossiers est-elle protégée ?
Par un chiffrement au repos et en transit, des habilitations par profil, un journal des consultations et un contrôle d'accès physique aux zones de conservation.
Les appels avec les clients peuvent-ils être enregistrés ?
Oui, conformément à l'Avis de confidentialité et à la politique interne du cabinet, avec un accès restreint aux profils autorisés.
Qu'en est-il des documents papier ?
Ils peuvent être numérisés et versés au dossier électronique sous le même contrôle d'accès ; le périmètre est défini lors du diagnostic.
Peut-on travailler depuis l'extérieur du cabinet ?
Oui, avec un accès contrôlé et chiffré, et les mêmes habilitations par profil qu'au bureau.
Prêts à passer votre exploitation en revue avec nous ?
Planifiez un diagnostic sans frais. Nous analysons votre situation actuelle, identifions ce qu'il convient de traiter en priorité et vous remettons une proposition au périmètre et au calendrier convenus.
Nous répondons aux heures ouvrables depuis Mexico.